Povećaj produktivnost – radi manje i postigni više

ČLANCI
4.9.2017. 9:50:59

Povećaj produktivnost – radi manje i postigni više
Brojna moderna nepovoljna zdravstvena stanja povezuju se s dugim radnim danima, iscrpljivanjem na radnom mjestu i takozvanim „burn out" sindromom. Pravilo kapitalizma je jednostavno – koliko radiš, toliko bi trebao zaraditi i svatko je odgovoran sam za sebe. No ta logika nerijetko pada u vodu po pritiskom rokova, tuđih ili vlastitih očekivanja i produkcijskih planova. Dok mi imamo osjećaj da ulažemo sve više i više, rezultati koje dobijamo ne odgovaraju našoj očekivanoj percepciji. Čini nam se kao da rezultat nikada nije dovoljno dobar. Dio problema leži u činjenici da izgubimo pojam o onom što je važno, što se treba napraviti odmah i bez toga se ne može, te takve obveze tretiramo jednako kao i one koje se realno mogu odgoditi.
 
Energija koju ulažemo na nekoliko frontova odjednom nije dovoljno dobro raspoređena, a prije ili kasnije takav sistem rada uzima svoj danak. Tako nakon cijelog tjedna napornog rada i osjećaja da nismo imali ni trenutak predaha, shvatimo kako sva hrpa posla koju smo napravili ne znači ništa. Banalno rečeno, ako vam je jedini zadatak bio samo udariti štambilj na tisuću papira, a vi uz dodatan napon uspijete poštambiljati njih čak dvije tisuće, sve pada u vodu kada shvatite da ste koristili krivi žig. Frustrirajuće zar ne? Sada cijeli proces morate ponoviti, a pritom ćete biti frustrirani zbog prijašnje greške koju ste napravili vjerojatno zbog umora i produktivnost, kao i volja za radom, će vjerojatno opasti.

Kvaliteta prije kvantitete

Kada bi ljudi funkcionirali kao računala ili roboti, više radnih sati bi značilo i više obavljenog posla. Ali ljudi nisu roboti i naša pozornost, energija i mogućnost koncentracije s vremenom opadaju. Dok neka računala nisu godinama ugašena i neprestano su u pogonu, teško to možemo reći za bilo kojeg čovjeka. S obzirom da je tijekom početnih sati rada produktivnost najveća, dok kasnije sve brže opada, što više sati radimo, dolazimo da manjeg prosječnog postotka produktivnosti. Ako ste skloni matematici i statistici, na kraju ispada da će vas veći broj uloženih, ali neproduktivnih sati, koštati nego manje onih koji su bili izrazito produktivni. Postoji nekoliko jednostavnih pravila i taktika koje odmah možete početi primjenjivati kako bi olakšali sebi i drugima.

1. Manje je više

U trenucima kada nam je produktivnost na najnižem nivou, razmislite o tome da u raspored uvedete neku aktivnost koja će tu istu produktivnost vratiti. Primjerice, provedete li 4 sata radeći izmoreni, vjerojatno ćete napraviti mnogo manje nego da se dva sata odmorite, nakon čega preostala dva možete odraditi s više koncentracije i boljim rezultatima. Spavanje i vježbanje su neke od aktivnosti koje dokazano pomažu regeneraciji duha i tijela, tako da svakako nađite mjesta za njih čak i u pretrpanom rasporedu. Ponekad je manje doista više. Naravno, ako se doista posvetimo poslu, a ne odugovlačimo bez razloga.

2. Organizirajte se

Kada bi svaku poslovnu ideju ili projekt prvo pisali na papir, zatim unosili u računalo, pa onda još i radili kopije za svaki uređaj i svakom od kolega pojedinačno slali na mail njegovu kopiju, to bi bio idealni primjer uzalud potrošenog vremena. Usluge poput Cloud Storagea idealne su za uštedu vremena i praktičnost. Umjesto da trošite vrijeme tražeći od suradnika određene materijale ili šaljući iste servisima kojima treba određeno vrijeme za učitavanje i preuzimanje, jednostavno ih odmah spremite u oblak. Pristup omogućite svima kojih se sadržaj tiče i više nemate brige oko toga hoće li nekome zatrebati baš onda kada vi niste u uredu. MiniCRM, alat za automatizaciju marketinškog procesa, također je jedan od onih koji će vam uštedjeti vrijeme.

3. Izbjegnite multitasking

Vaša koncentracija nije neograničena, zato je i ne tretirajte kao takvu. Znate li da se produktivnost smanjuje za čak 40% kada raspodijelite svoju pažnju na više stvari odjednom? Nakon što se uspješno organizirate i podijelite zadatke o prioritetima, prvo se uhvatite onih najvećih i najvažnijih, dok imate najviše energije i koncentracije. Na taj način nećete neprestano misliti na važne stvari koje vas čekaju, a preostale manje zahtjevne zadatke u svakom slučaju možete lakše riješiti u satima kada je produktivnost najmanja.

4. Delegirajte zadatke

Prebacivanje svojih zadataka na druge ne bi vam trebala postati navika, ali ponekad je neophodno da bi se ispunili ciljevi na vrijeme. Kako ne bi trošili vrijeme na objašnjavanje jedni drugima što ste točno napravili, na koji način i do kud ste došli, iskoristite sve prednosti alata za međusobnu suradnju. Office 365 idealan je za istovremenu uporabu nekoliko korisnika, a sve promjene vidljive su u realnom vremenu. Ako previše vremena potrošite na korisničke upite ili probleme, uvedite Cloud Call Centar koji će te zadatke preuzeti na sebe. Ponekad se i kratkoročno zapošljavanje pomoćnih radnika više od isplati od toga da apsolutno sve preuzmete na sebe, do trenutka kada nećete znati što radite od umora.

5. Napravite check listu i sve zapisujte

Inspiracija može doći u najčudnijim trenucima, zato uvijek zapišite svaku ideju koja vam padne na pamet čak i kada ne radite. Budete li računali na to da ćete je zapamtiti i nakon nekoliko dana, mogli biste izgubiti potencijalno odličnu ideju koja bi vam uštedjela poprilično vremena. Čak i kratka natuknica je dovoljna da vas podsjeti o čemu ste razmišljali. Dobra organizacija vrijedi mnogo, zato napravite popis svih zadataka koje ćete, nakon njihova dovršenja, jednostavno prekrižiti s liste. Tako ćete dobiti osjećaj zadovoljstva nakon obavljenog posla i vizualno si predočiti koliko vas još obaveza čeka.

Ako konkretni primjeri ne funkcioniraju u vašem slučaju, potražite modificirani način putem kojeg ćete izvući najbolje iz sebe. Bilo kakva organizacija je bolja od nasumičnog odrađivanja stvari u nadi kako će sve ipak dobro završiti. Uzmite kontrolu nad svojim poslovnim vremenom, kako bi vam uvijek ostalo energije i za privatne trenutke s najdražima. Zbog njih i radimo, zar ne?
 
(I:bizit.hr)

Komentiraj


OSTALI SADRŽAJ
Želiš da i tvoja tvrtka bude na eKvarner.info? Imate tvrtku na Kvarneru? Javite nam se i budite dio poduzetničkog portala!

eKvarner.info koristi kolačiće za pružanje boljeg korisničkog iskustva. Za nastavak korištenja web stranice kliknite na "Slažem se", čime se slažete sa korištenjem kolačića. Slažem se